Reenvío automático de facturas al buzón correcto de Holded

La gestoría trabaja con documentación de distintos clientes y recibe sus facturas a través de Outlook. Cada factura necesita llegar al buzón de Holded correspondiente para continuar su tratamiento contable. En el proceso manual, el equipo abría cada email, comprobaba si el cuerpo contenía algún mensaje importante, revisaba los adjuntos, identificaba si eran facturas y verificaba a quién iban dirigidas. Una vez identificado el cliente, reenviaba el correo al email de Holded que le correspondía. Esta revisión consumía tiempo en una fase previa al trabajo contable y exigía atención: un mensaje puede incluir instrucciones relevantes y una factura puede presentar datos incompletos que necesitan revisión.

El reto consistía en automatizar el reenvío de facturas sin perder el control sobre los casos que requieren criterio humano. Antes de reenviar un documento, el sistema necesita responder a cuatro preguntas: si hay información relevante en el cuerpo del email, en cuyo caso el correo queda pendiente de revisión; si el email incluye algún adjunto que se pueda analizar; si ese adjunto es una factura y no otro tipo de documento; y quién es el destinatario de la factura, a partir de los datos del cliente que figura en ella, especialmente su NIF. Con estas comprobaciones, el flujo determina qué facturas pueden seguir automáticamente y qué casos necesitan revisión del equipo.

• Flujo orquestado con n8n que integra Outlook, Excel y la IA de Mistral para analizar los correos y dirigir cada factura al buzón adecuado de Holded.
• Recepción en Outlook: la automatización analiza los emails que entran en el circuito de gestión de facturas.
• Análisis del cuerpo del mensaje con Mistral para detectar información relevante para el equipo. Si existe, el correo queda pendiente de revisión.
• Comprobación de adjuntos: sin un documento adjunto, no continúa el reenvío automático.
• Validación del documento: el flujo determina si el adjunto es una factura. Los documentos que no lo son no avanzan al reenvío automático.
• Identificación del cliente al que va dirigida la factura y extracción de su NIF.
• Cruce del NIF del cliente con su email de Holded. Esta correspondencia determina a qué buzón debe enviarse la factura.
• Reenvío de la factura al email de Holded del cliente cuando las comprobaciones lo permiten. Los casos dudosos, con datos insuficientes o sin una correspondencia válida quedan pendientes de revisión.

La automatización reduce la intervención manual en las facturas que cumplen las condiciones del flujo y puede suponer un ahorro aproximado de 16 horas al mes. Ese tiempo deja de invertirse en abrir correos, comprobar adjuntos, identificar destinatarios y reenviar documentos uno a uno, y el equipo puede centrarse en revisar incidencias, resolver excepciones y atender a sus clientes. El análisis también permite detectar faltas de datos en facturas de algunos proveedores, una información importante para la gestoría. El mismo enfoque sirve para cualquier negocio que recibe documentación por email y necesita dirigirla a distintos clientes, departamentos o herramientas: analizar la entrada, comprobar los datos y automatizar el siguiente paso cuando las condiciones lo permiten.