Una gestoría deja de reenviar facturas a mano

La gestoría trabaja con documentación de distintos clientes y recibe sus facturas a través de Outlook. Cada factura necesita llegar al buzón de Holded correspondiente para continuar su tratamiento contable. En el proceso manual, el equipo abría cada email, comprobaba si el cuerpo contenía algún mensaje importante, revisaba los adjuntos, identificaba si eran facturas y verificaba a quién iban dirigidas. Una vez identificado el cliente, reenviaba el correo al email de Holded que le correspondía. Esta revisión consumía tiempo en una fase previa al trabajo contable y exigía atención: un mensaje puede incluir instrucciones relevantes.

El reto consistía en automatizar el reenvío de facturas sin perder el control sobre los casos que requieren criterio humano. Antes de reenviar un documento, el sistema necesita responder a cuatro preguntas: si hay información relevante en el cuerpo del email, en cuyo caso el correo queda pendiente de revisión; si el email incluye algún adjunto que se pueda analizar; si ese adjunto es una factura y no otro tipo de documento; y quién es el destinatario de la factura, a partir de los datos del cliente que figura en ella, especialmente su NIF. Con estas comprobaciones, el flujo determina qué facturas pueden seguir automáticamente y qué casos necesitan revisión del equipo.

• Flujo coordinado con n8n, que trabaja sobre los correos de Outlook, analiza su contenido con la IA de Mistral y reenvía cada factura por email al buzón de Holded adecuado.
• Recepción en Outlook: la automatización analiza los emails que entran en el circuito de gestión de facturas.
• Análisis del cuerpo del mensaje con Mistral para detectar información relevante para el equipo. Si existe, el correo queda pendiente de revisión.
• Comprobación de adjuntos: sin un documento adjunto, no continúa el reenvío automático.
• Validación del documento: el flujo determina si el adjunto es una factura. Los documentos que no lo son no avanzan al reenvío automático.
• Identificación del cliente al que va dirigida la factura y extracción de su NIF.
• Cruce del NIF del cliente con su email de Holded. Esta correspondencia determina a qué buzón debe enviarse la factura.
• Reenvío de la factura al email de Holded del cliente cuando las comprobaciones lo permiten. Los casos dudosos o sin una correspondencia válida quedan pendientes de revisión.

La automatización está pensada para reducir la intervención manual en las facturas que cumplen las condiciones del flujo. Abrir correos, comprobar adjuntos, identificar destinatarios y reenviar documentos uno a uno deja de hacerse a mano en esos casos, y el equipo puede centrarse en revisar incidencias, resolver excepciones y atender a sus clientes. El mismo enfoque puede aplicarse a otros negocios que reciben documentación por email y necesitan dirigirla a distintos clientes, departamentos o herramientas: analizar la entrada, comprobar los datos y automatizar el siguiente paso cuando las condiciones lo permiten.