Reenviament automàtic de factures a la bústia correcta de Holded

La gestoria treballa amb documentació de diferents clients i en rep les factures a través d'Outlook. Cada factura ha d'arribar a la bústia de Holded corresponent per continuar el tractament comptable. En el procés manual, l'equip obria cada correu, comprovava si el cos contenia algun missatge important, revisava els adjunts, identificava si eren factures i verificava a qui anaven dirigides. Un cop identificat el client, reenviava el correu a l'adreça de Holded que li corresponia. Aquesta revisió consumia temps en una fase prèvia a la feina comptable i exigia atenció: un missatge pot incloure instruccions rellevants.

El repte era automatitzar el reenviament de factures sense perdre el control sobre els casos que requereixen criteri humà. Abans de reenviar un document, el sistema ha de respondre quatre preguntes: si hi ha informació rellevant al cos del correu, i en aquest cas el correu queda pendent de revisió; si el correu inclou algun adjunt que es pugui analitzar; si aquest adjunt és una factura i no un altre tipus de document; i qui és el destinatari de la factura, a partir de les dades del client que hi figura, especialment el seu NIF. Amb aquestes comprovacions, el flux determina quines factures poden continuar automàticament i quins casos necessiten revisió de l'equip.

• Flux coordinat amb n8n, que treballa sobre els correus d'Outlook, analitza el seu contingut amb la IA de Mistral i reenvia cada factura per correu a la bústia de Holded adequada.
• Recepció a Outlook: l'automatització analitza els correus que entren al circuit de gestió de factures.
• Anàlisi del cos del missatge amb Mistral per detectar informació rellevant per a l'equip. Si n'hi ha, el correu queda pendent de revisió.
• Comprovació d'adjunts: sense un document adjunt, el reenviament automàtic no continua.
• Validació del document: el flux determina si l'adjunt és una factura. Els documents que no ho són no avancen al reenviament automàtic.
• Identificació del client a qui va dirigida la factura i extracció del seu NIF.
• Encreuament del NIF del client amb la seva adreça de Holded. Aquesta correspondència determina a quina bústia s'ha d'enviar la factura.
• Reenviament de la factura a l'adreça de Holded del client quan les comprovacions ho permeten. Els casos dubtosos o sense una correspondència vàlida queden pendents de revisió.

L'automatització està pensada per reduir la intervenció manual en les factures que compleixen les condicions del flux. Obrir correus, comprovar adjunts, identificar destinataris i reenviar documents un per un deixa de fer-se a mà en aquests casos, i l'equip es pot centrar a revisar incidències, resoldre excepcions i atendre els seus clients. El mateix enfocament es pot aplicar a altres negocis que reben documentació per correu i han de dirigir-la a diferents clients, departaments o eines: analitzar l'entrada, comprovar les dades i automatitzar el pas següent quan les condicions ho permeten.