Automatización del registro de facturas para reducir carga administrativa

Esta constructora gestionaba un volumen elevado de facturas mensuales, todas recibidas por correo electrónico. El proceso consistía en revisar el mail, identificar cada factura, extraer los datos relevantes e introducirlos manualmente en el programa de facturación de la empresa. Era una tarea puramente administrativa, repetitiva. Además del tiempo invertido, este sistema obligaba al equipo a dedicar recursos a un trabajo de poco valor añadido pero necesario para mantener la operativa al día.

El reto era eliminar la dependencia del trabajo manual en la gestión de facturas sin alterar el funcionamiento interno de la empresa. Hacía falta conseguir que la información llegara al programa de facturación de forma más rápida, ordenada y fiable, reduciendo la carga administrativa diaria del equipo y evitando cuellos de botella innecesarios.

• Análisis del flujo actual de recepción y registro de facturas.
• Diseño de un sistema capaz de detectar automáticamente las facturas recibidas en el correo de facturación.
• Extracción automática de los datos clave de cada documento.
• Integración del flujo para cargar automáticamente la información en el programa interno de la empresa.
• Validación del circuito para asegurar una operativa más ágil y estable.

La constructora pasó de un proceso manual y repetitivo a un flujo que detecta las facturas recibidas en su correo de facturación, extrae sus datos clave y los carga en su programa interno.