Automatització del registre de factures per reduir càrrega administrativa

Aquesta constructora gestionava un volum elevat de factures mensuals, totes rebudes per correu electrònic. El procés consistia a revisar el correu, identificar cada factura, extreure'n les dades rellevants i introduir-les manualment al programa de facturació de l'empresa. Era una tasca purament administrativa, repetitiva. A més del temps invertit, aquest sistema obligava l'equip a dedicar recursos a una feina de poc valor afegit però necessària per mantenir l'operativa al dia.

El repte era eliminar la dependència de la feina manual en la gestió de factures sense alterar el funcionament intern de l'empresa. Calia aconseguir que la informació arribés al programa de facturació de manera més ràpida, ordenada i fiable, reduint la càrrega administrativa diària de l'equip i evitant colls d'ampolla innecessaris.

• Anàlisi del flux actual de recepció i registre de factures.
• Disseny d'un sistema capaç de detectar automàticament les factures rebudes al correu de facturació.
• Extracció automàtica de les dades clau de cada document.
• Integració del flux per carregar automàticament la informació al programa intern de l'empresa.
• Validació del circuit per assegurar una operativa més àgil i estable.

La constructora va passar d'un procés manual i repetitiu a un flux que detecta les factures rebudes al correu de facturació, extreu les seves dades clau i les carrega al seu programa intern.